Dalam sebuah organisasi atau lembaga keagamaan contohnya madrasah seringkali diadakan acara-acara atau kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan visi & misi organisasi atau lembaga tersebut.
Salah satu contohnya yaitu acara tahunan Pengajian Akbar, yang diselenggarakan dalam rangka Khataman atau haflah akhirussanah madrasah.
Biasanya kegiatan seperti ini melibatkan banyak pihak, sehingga di dalam penyelenggaraannya tentunya memerlukan manajemen dan koordinasi yang baik, supaya kegiatan tersebut nantinya dapat berjalan dengan lancar dan baik
.
Berikut kami akan berbagi pengalaman tips panduan penyelenggaraan pagelaran atau acara pengajian akbar khususnya dalam rangka Haflah Akhirussanah untuk kisaran hadirin lebih dari 500 ( lima ratus ) orang , semoga bermanfaat.
Langkah - langkahnya kami rangkum dalam 9 tahap yaitu :
1. Musyawarah membentuk Kepanitiaan
2. Musyawarah Panitia menentukan Rancangan Anggaran
3. Musyawarah mencari sumber pendanaan
4. Pelaksanaan tugas-tugas persiapan sebelum hari H
5. Musyawarah Koordinasi/ pengecekan tugas sebelum hari H
6. Pelaksanaan tugas saat hari H
7. Pelaksanaan tugas setelah hari H
8. Musyawarah evaluasi
9. Selesai
Untuk penjelasannya sebagai berikut :
1. Musyawarah membentuk Kepanitiaan
Bentuklah Panitia yang terdiri dari :
-
Seksi - seksi , terdiri dari :
1. Perlengkapan
a. Bolo pecah
b. Penerangan
c. Sound system
d. Kursi & tikar
e. Panggung & tenda
f. Kamera
g.Jenset + bensin/ solar
( jika diperlukan )
2. Dekorasi
3. Dokumentasi
4. Acara
5. Among tamu
6. MC (master of ceremony)
7. Konsumsi
8. Patehan
9. Pramusaji
10. Keamanan
11. Kebersihan
12. Parkir
13. Penjemput pembicara
14. Humas
Sesudah kepanitiaan terbentuk langkah selanjutnya :
2. Musyawarah Panitia menentukan Rancangan Anggaran
Kepanitiaan yang telah terbentuk bermusyawarah menentukan rancangan besaran pos-pos anggaran kegiatan.Misal untuk keperluan sewa perlengkapan berapa, keperluan dekorasi , dokumentasi, konsumsi, bisyaroh dan lain sebagainya berapa , semua ditentukan hingga mencakup keseluruhannya jangan sampai ada yang terlewat. Kemudian buatlah pos cadangan sebesar 20% atau 10 % dari total rancangan pos anggaran pengeluaran sebagai cadangan jika nantinya terdapat pos pengeluaran yang melebihi dari anggaran yang telah dirancang.
# Tips supaya rancangan pos anggaran kegiatan tidak meleset , sebelum kita membuat rancangan pos anggaran pengeluaran , kita survei dulu atau cari informasi yang valid mengenai besaran tiap-tiap pos pengeluaran.
Contoh pos-pos anggaran pengeluaran :
1. Perlengkapan
2. Konsumsi
3. Administrasi
4. Dekorasi
5. Dokumentasi
6. Bisyaroh
7. Operasional
8. Sewa jasa (jika ada)
9. Lain-lain/cadangan ( 20% atau 10% dari total anggaran )
3. Musyawarah mencari sumber pendanaan
Setelah rancangan anggaran sudah jadi selanjutnya yaitu musyawarah mencari sumber pendanaan. Biasanya pendanaan bisa didapatkan dari kas , wali santri, warga ataupun berasal dari para donatur
.
4. Pelaksanaan tugas-tugas persiapan sebelum hari H
4.1. Ketua dibantu wakilnya mengkoordinir dan menggerakkan seluruh anggota panitia serta mengecek dan memastikan semua elemen panitia bekerja serta bertanggungjawab mencarikan Pembicara.
4.2. Sekretaris dibantu wakilnya menyiapkan keperluan administrasi acara seperti :
a. membuat undangan untuk :
a.1. Rapat kepanitiaan
a.2. Pengajian Akbar ditujukan untuk
- Wali santri
- Tokoh Masyarakat
- Instansi Pemerintahan
- Warga sekitar
- Umum
4.3. Bendahara dibantu wakilnya mengumpulkan, menyimpan dan mengelola dana sesuai rancangan anggaran yang telah ditentukan
.
4.4. Seksi Perlengkapan
Bertanggung jawab mengupayakan penyediaan alat-alat perlengkapan yang dibutuhkan minimal seminggu sebelum hari H urusan penyediaan perlengkapan sudah siap.Dikarenakan tugas seksi perlengkapan sangat banyak maka khusus untuk seksi perlengkapan personelnya diperbanyak minimal 5 orang atau lebih.
4.6. Seksi Dokumentasi
Merancang dan memetakan apa saja hal-hal yang nantinya perlu untuk didokumentasikan dalam acara tersebut.
4.7. Seksi Acara
Merancang, menjadwal dan memetakan sekaligus mengatur jalannya acara Pengajian agar acara tersebut nantinya berjalan dengan lancar sesuai jadwal.
4.8. Seksi Konsumsi
Menyiapkan, merancang menu jamuan apa saja yang akan disajikan untuk seluruh peserta acara Pengajian. Biasanya ada jamuan kekhususan untuk Pembicara dan tamu kehormatan.
4.9. Seksi Humas
Bertanggungjawab mengedarkan undangan dan pengumuman serta mengurusi hal- hal teknis yang berhubungan dengan masyarakat/publik
.
5. Musyawarah Koordinasi/ pengecekan tugas sebelum hari H
Empat hari sebelum hari H Panitia mengadakan musyawarah Koordinasi untuk mengecek dan memastikan bahwa seluruh tugas-tugas persiapan dari tiap- tiap elemen panitia sudah selesai dan siap.
Ketua panitia mengecek dan menanyakan tugas tiap anggota panitia apakah sudah siap atau belum , apakah ada kesulitan atau hambatan jika ada segera cari solusinya agar nantinya ketika hari H acara dapat berjalan dengan lancar dan baik.
6. Pelaksanaan tugas saat hari H
Seksi acara mengatur jalannya acara mulai dari awal sampai akhir sesuai jadwal acara yang telah ditentukan. Contoh rancangan acara haflah akhirussanah :
A. Pra acara :
B. Acara Inti
1. Pembukaan
2. Pembacaan ayat suci alQuran
3. Sambutan
a. Ketua Panitia
b. Wali santri
c. Pemerintah
4. Tahlil
5. Istirahat
6. Mau'idhoh hasanah
7. Penutup
#Agar acara berjalan lancar seksi acara harus selalu berkoordinasi dengan MC (master of ceremony).
Setelah acara selesai berikutnya yaitu :
7. Pelaksanaan tugas setelah hari H
Ketua dibantu wakilnya mengkoordinir :
1. Seksi perlengkapan
Untuk mengembalikan semua alat-alat perlengkapan
2. Seksi kebersihan
Untuk membersihkan lokasi acara seperti sedia kala.
8. Musyawarah Evaluasi
Ketua dibantu wakilnya mengecek satu persatu anggotanya apa masih ada tugas yang belum selesai jika masih ada segera cari solusi dan selesaikan. Kemudian tiap-tiap seksi melaporkan hasil kerjanya dari awal hingga akhir sudah lancar, baik atau belum ataukah masih ada kendala/kekurangannya jika masih ada selesaikan sampai tuntas. Kemudian laporan evaluasi dicatat kelebihan dan kekurangannya untuk dijadikan bahan referensi untuk pelaksanaan acara haflah berikutnya supaya dapat berjalan lebih baik.
9. Selesai
Ketua panitia secara resmi membubarkan panitia haflah akhirussanah.
